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„Miteinander – auseinander“ – 9 Führungs-Leitsätze zur Zusammenarbeit auf Distanz von Sven Schneider

In IT-Abteilungen und Entwicklungsteams hat sich die Zusammenarbeit auf Distanz längst etabliert. Auch viele Unternehmen entdecken in Anbetracht von Globalisierung und Fachkräftemangel die Effizienz und Attraktivität von Remote-Teams.
Doch das Arbeiten im virtuellen Team bietet nicht nur Vorteile und Annehmlichkeiten, es stellt auch große Herausforderungen, denen Vorgesetzte gerecht werden müssen, um aus einzelnen Mitarbeiter*innen ein „Wir“ und somit ein effizientes Team zu formen. Neun Leitsätze können Führungskräften helfen, die eigene Haltung zu reflektieren, um ein besseres Miteinander im Remote-Team zu ermöglichen. Die beispielhafte Vorstellung einiger virtueller Coworking-Tools bietet zusätzliche Anregungen zur Gestaltung des „Wir“ auf Distanz.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist – NICHT – besser.

Die fehlende Kontrollmöglichkeit in virtuellen Teams ist für viele Vorgesetzte eine Herausforderung. Schließlich lässt sich nicht nachprüfen, ob der Mitarbeitende über einem Projekt brütet oder es sich doch lieber auf der Couch gemütlich gemacht hat.
Dennoch sollte Ihre Devise lauten: Ohne Vertrauen kein Miteinander.

Niemand mag Kontrolle. Spüren Ihre Mitarbeiter*innen dagegen, dass Sie ihnen Vertrauen entgegenbringen, werden sie motivierter und dadurch auch effizienter arbeiten. Fragen Sie deshalb nicht direkt nach dem Bearbeitungsstand, sondern zeigen Sie stattdessen Wertschätzung und Interesse, in dem Sie sich einzelne Aspekte eines Projektes erklären lassen. Ganz beiläufig erfahren Sie so auch Details zum aktuellen Arbeitsstand.

Infobox Microsoft Teams

Microsoft Teams zählt zu den großen und bekannten Teamworking-Plattformen. Mit einem Gruppenchat, gemeinsamen Aufgabenlisten, einer Videokonferenzfunktion und der Möglichkeit, den eigenen Desktop mit Kolleg*innen zu teilen, bietet es viele nützliche Funktionen für die erfolgreiche Zusammenarbeit auf Distanz.

Nicht das Tool bestimmt die Idee, sondern die Idee das Tool

Am Anfang der Zusammenarbeit auf Distanz steht die Suche nach den passenden Tools. Versuchen Sie, in dieser Phase keine allgemeingültigen Lösungen zu erzwingen. Kein Teamworking-Tool wird allen Anforderungen ideal gerecht werden. Es braucht kreative und flexible Lösungen. Lassen Sie Ihr Remote-Team ausprobieren, welche Tools am besten zum Stil und den Arbeitsprozessen der Arbeitsgruppe passen. Bleiben Sie flexibel und akzeptieren Sie Toolwechsel im Prozessverlauf.

Infobox Zoom

Als umfangreiches Teamworking-Tool wird Zoom auch den Anforderungen großer Arbeitsgruppen gerecht. So können Onlinebesprechungen und Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmer*innen durchgeführt, Webinare gehostet und virtuelle Konferenzräume eingerichtet werden. Auch ein Telefonsystem und ein gemeinsamer Storage sind ins Tool integriert.

Teams brauchen formelle und informelle Kommunikation

Zusammenarbeit auf Distanz sollte niemals weniger Kommunikation mit sich bringen als die Arbeit an einem gemeinsamen Ort. Vielmehr brauchen virtuelle Teams ein Mehr an Austausch, damit aus einzelnen Mitarbeiter*innen keine Eigenbrötler werden. Fördern Sie deshalb die Kommunikation im Team z. B. durch Gruppenchats, Videokonferenzen und intelligente Tools. Ganz wichtig: Ermöglichen Sie auch Raum für informellen Austausch. Denn dieser ist keine vertrödelte Energie, sondern essentiell für ein gesundes Wir-Gefühl. Schließlich fehlen der Zusammenarbeit auf Distanz gemeinsame Mittagspausen und Gespräche in der Teeküche.

Infobox Slack

Durch die übersichtliche Aufteilung in einzelne Kommunikations-Channels bietet Slack gute Möglichkeiten für Austausch und konstruktives Feedback. Channels für informelle Inhalte können einen kollegialen Austausch ermöglichen, ohne dass die inhaltliche Arbeit dadurch beeinträchtigt wird.

„Stand-Ups“ fördern Transparenz und gegenseitige Unterstützung

Weil Begegnungen im Büro entfallen und der Blick auf den Schreibtisch des/der Kolleg*in nicht möglich ist, kann in Remote-Teams der Überblick fehlen, wer gerade an welchem Projekt wieviel arbeitet. Agile Arbeitsteams kennen diese Herausforderung und begegnen ihr mit einfachen und effizienten Ritualen, wie täglichen „Stand-Ups“ oder Kurzmeetings, die in der Zusammenarbeit auf Distanz über Telefon- und Videokonferenzen realisiert werden können.
Wichtig: Bei „Stand-Ups“ geht es nicht um einen Status-Rapport der eigenen Arbeit, sondern um den Austausch über aktuelle Tätigkeiten, geplante Aufgaben und eventuell benötigte gegenseitige Unterstützung.

Infobox Whereby

Gut geeignet für Stand-Ups, weil orts- und technikunabhängig, ist die (Video-)Konferenzplattform Whereby. Da die Plattform browserbasiert arbeitet, können sich die Teammitglieder von nahezu jedem PC oder Smartphone bequem und schnell einloggen, selbst wenn kein eigener Rechner verfügbar ist.

Nicht alles regeln - aber bitte nicht ungeregelt!

Enge Regularien, wie z. B. die Aktivitätskontrolle am Heimarbeitsplatz hemmen nicht nur die Motivation Ihrer Mitarbeiter*innen, sondern auch deren Kreativität.
Versuchen Sie deshalb, die Regularien für die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter*innen so kompakt wie möglich zu halten. Gut geregelt werden sollte dagegen das Miteinander im Team. Vereinbaren Sie z. B. gemeinschaftlich, dass es in Ordnung ist, wenn Mitarbeitende nicht unmittelbar auf Anrufe antworten oder sofort im Chat reagieren. Gönnen Sie sich individuelle Arbeits- und Pausenrhythmen. Überlegen Sie zudem gemeinsame Regeln für das Verhalten in Telefon- und Videokonferenzen und den Umgang mit verschiedenen Teamworking-Tools (z. B. Rückmeldefristen, Abläufe, etc.).

Infobox: Stille ist Respekt - Höflichkeitsregeln für Telefon- und Videokonferenzen

Mikrofone sind empfindlicher, als man denkt. Kopfhörer sind näher am Ohr, als das Personen normalerweise sind. Daher ist es besonders unangenehm, wenn jemand in einer Telefonkonferenz beispielsweise niest, kaut oder sich ein Glas Wasser einschenkt. Ein paar Höflichkeitsregeln können helfen, Telefon- und Videokonferenzen angenehmer zu gestalten:

  • Es redet immer nur eine Person.
  • Vermeiden Sie Seitenbemerkungen.
  • Aktives Zuhören ist gut gemeint, in Telefon- und Videokonferenzen aber meist störend.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie längere Zeit nicht sprechen wollen.
  • Vermeiden Sie Störgeräusche.
  • Informieren Sie Ihre Kolleg*innen bei Unterbrechungen (z. B. Türklingel).
  • Rufen Sie Kolleg*innen nicht unvorbereitet in Videochats.

Vorsicht vor Kommunikations-Einbahnstraßen und Kreativitäts-Sackgassen

In Remote-Teams besteht häufig die Gefahr, sich zu sehr auf die Funktionalität des Teams zu konzentrieren. Nicht selten engen Vorgesetzte das kreative Potential ihres Teams ein, indem sie sich auf eine administrative Leitung fokussieren, überwiegend delegieren und die Kommunionaktion nur noch in eine Richtung laufen lassen. Achten Sie deshalb darauf, feste Verfahren für Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter*innen zu etablieren und kontinuierlich Raum für Ideen und Innovationen zu geben.

Infobox Mindmeister

Mindmaps sind eine gute Möglichkeit, um Ideen der Mitarbeiter*innen zu unterschiedlichen Fragenstellungen zusammenzutragen und gemeinsam auszuwerten. Umfangreiche Mindmapping-Tools und ein intuitives Interface bietet das Tool Mindmeister.

Aus den Augen, aus dem Sinn? Bitte nicht!

Viele Vorgesetzte befürchten, dass es Mitarbeiter*innen in virtuellen Teams ruhiger angehen lassen könnten als im normalen Arbeitskontext. Doch wie steht es eigentlich um die Fürsorgepflicht der Vorgesetzen?
Da Sie in der Leitung eines Remote-Teams weniger im unmittelbaren Kontakt mit Ihren Mitarbeiter*innen sind, fehlt Ihnen der Blick auf klassische Überlastungssymptome wie Stress, Müdigkeit oder Gereiztheit. Sie sehen eben nicht, wenn ein Mitarbeitender viel zu lange am Schreibtisch sitzt oder sich gestresst und überlastet fühlt.

Fragen Sie daher regelmäßig nach dem Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter*innen und zeigen Sie, dass Sie als Leitungspersönlichkeit auch bei Problemen ansprechbar sind.

Infobox Trello

Das Teamworking-Tool Trello bietet eine gute Möglichkeit zur gegenseitigen Information über Fortschritte, aber auch Probleme bei gemeinsamen Arbeitsprozessen. Mitarbeitende können unkompliziert Rückfragen stellen, Vorgesetzte können zeitnah Feedback geben.

Entlastung und Belastung – Das Gleichgewicht halten

In virtuellen Teams besteht für Vorgesetze gelegentlich die Versuchung, zum reinen „Aufgabendispenser“ zu werden. Meist weniger gut ausgeprägt ist dagegen eine Entlastungskultur, die es Teammitgliedern ermöglicht, Belastungen zu benennen
Bedenken Sie auch, dass Be- und Überlastungen vielschichtige Ursachen haben können, zu denen neben der reinen Arbeitsbelastung und der Teamatmosphäre auch die persönliche Situation Ihrer Mitarbeiter*innen zählt.
Versuchen Sie deshalb, Ihre Teammitglieder durch ermutigende Feedbacks zu entlasten. Seien Sie dafür wachsam, ob Mitarbeitende mit einer Aufgabe überfordert sind, und bieten Sie Unterstützung an. Zeigen Sie Verständnis, wenn Teammitglieder einmal einen leistungsschwachen Tag haben, weil beispielsweise Kinder mitbetreut werden müssen oder der entsprechende Mitarbeitende einfach einen schlechten Tag hat. Schließlich haben auch Mitarbeiter*innen am klassischen Arbeitsplatz nicht nur gute Arbeitstage.

Infobox Teamviewer

Teamviewer bietet neben einem (Video-)Chat vor allem die Möglichkeit, per Remote-Zugriff auf den Desktop eines Teammitgliedes zuzugreifen. Gerade bei anspruchsvollen Arbeitsprozessen können Mitarbeiter*innen Probleme und Belastungen so unkompliziert aufzeigen. Lösungswege können gemeinsam ermittelt werden.

Kurskorrekturen sind keine Fehler, sondern Crash-Prävention

Nicht nur im Remoteumfeld ist die regelmäßige Reflektion gemeinsamer Erfahrungen in der Zusammenarbeit sinnvoll. So brauchen vor allem neue Arbeitssituationen, in denen sich alle Beteiligten aufeinander einspielen müssen, eine regelmäßige retrospektivische Analyse.
Achten Sie daher darauf, mit Ihrem Team spätestens alle zwei Wochen für eine Stunde über bisher gemachte Erfahrungen zu sprechen, um Optimierungspotenzial zu erkennen und umzusetzen.

Infobox Rocketchat

Einen guten Ersatz für endlose CC- und BCC-Email-Ketten bietet Rocketchat. Neben einem Teamchat und einer Funktion für Telefon- und Videokonferenzen ermöglicht es Rocketchat, Ideen und Dateien in den Chat zu integrieren und diese gemeinsam zu bearbeiten. Dadurch ist die Plattform auch zur Vorbereitung von retrospektivischen Teamtreffen gut geeignet.

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