Aus stichwortartigen Notizen — vom Vereinstreffen, von der Elternbeiratsbesprechung, von der WEG-Versammlung, vom Kundengespräch — soll ein sauberes Protokoll werden. Die KI sortiert, strukturiert und macht aus deinen Brocken ein Dokument, das auch jemand verstehen kann, der nicht dabei war.
Wann passt der Prompt?
- Elternbeiratssitzung in der Schule oder Kita
- WEG-Versammlung der Eigentümergemeinschaft
- Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung im Verein
- Kundengespräch mit Themen, die festgehalten werden sollen
Der Prompt
Verdichte meine stichwortartigen Notizen zu einem sauberen Protokoll. Anlass: [TREFFENART — z.B. Elternbeiratssitzung, WEG-Versammlung, Kundengespräch] Datum: [DATUM] Anwesende: [NAMEN ODER ROLLEN] Notizen: [STICHWORTE EINFÜGEN] Bitte: - Strukturiere nach: Themen, Beschlüsse, offene Punkte, nächste Schritte mit Verantwortlichen - Keine Erfindung — wenn ein Punkt unklar ist, markiere ihn als „[unklar — bitte ergänzen]" - Schreibe in vollständigen Sätzen, nicht in Stichpunkten - Halte den Ton sachlich - Sortiere chronologisch oder thematisch — entscheide dich für eines, je nachdem, was zu den Notizen passt - Schliesse mit einem kurzen Block „Nächste Schritte" mit Wer-macht-was-bis- wann
Tipps und Stolperfallen
- Die KI ergänzt manchmal Punkte, die in deinen Notizen nicht standen — vor dem Verschicken durchlesen, ob alles aus deinen Stichworten gedeckt ist
- Wenn die Notizen lückenhaft sind, lieber „[unklar]“ stehen lassen als raten — du kannst das vor dem Versand mit einer anderen Person klären
- Bei rechtlich relevanten Protokollen (WEG, Vorstand) den Wortlaut von Beschlüssen wörtlich aus den Notizen übernehmen lassen, nicht umformulieren
- Anwesende mit voller Rolle erwähnen (Vorsitzender, Schriftführerin, Mitglied) — macht das Protokoll nachvollziehbar
- Verteiler vor dem Verschicken prüfen — manche Teilnehmer wollen nicht namentlich genannt werden