Wenn du an eine Behörde schreiben musst — Finanzamt, Bürgeramt, Krankenkasse, Rentenversicherung — und nicht weisst, wie du anfangen sollst. Du gibst der KI dein Anliegen in eigenen Worten, sie macht daraus einen förmlichen, korrekten Brief in der Form, die Behörden erwarten. Sensible Daten wie Steuernummer oder Adresse bleiben als Platzhalter im Brief, du ergänzt sie hinterher in Word oder im Mailprogramm.
Wann passt der Prompt?
- Stundungsantrag oder Einspruch beim Finanzamt
- Anliegen an Bürgeramt, Standesamt, Ordnungsamt
- Schreiben an Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsagentur
- Antwort auf einen Bescheid, den du nicht ganz verstehst
Der Prompt
Du bist erfahrene Briefeschreiberin und kennst die formellen Konventionen für Behördenschreiben in Deutschland. Mein Anliegen: [ANLIEGEN in eigenen Worten — z.B. "Stundung der Einkommensteuer-Nachzahlung für 3 Monate, weil eine grössere Reparatur dazwischengekommen ist"] Empfänger: [BEHÖRDE — z.B. Finanzamt München] Versandweg: [per Post / per E-Mail — bestimmt das Format mit oder ohne Adressblock] Schreibe daraus einen förmlichen Brief im DIN-5008-Stil mit: - Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren" - Klarem Betreff - Begründung in 2-3 Sätzen - Konkretem Anliegen - Höflicher Schlussformel Verwende Platzhalter im Format [GROSSBUCHSTABEN] für: meinen Namen, meine Adresse, meine Steuernummer/Aktenzeichen, das Datum. Erfinde keine Paragraphen, Aktenzeichen oder Fristen. Wenn etwas unklar ist, frage nach, bevor du formulierst. Liefere reinen Text ohne Markdown-Formatierung — keine Sternchen, keine Hashtags, keine Aufzählungszeichen, ausser sie gehören in den Brief selbst. Bei E-Mail-Versand keinen Adressblock voranstellen.
Tipps und Stolperfallen
- Steuernummer und Aktenzeichen niemals direkt in den Prompt eingeben — bleiben Platzhalter, die du in Word ersetzt
- Wenn die KI Paragraphen oder konkrete Fristen einbaut, prüfen oder streichen — sie kann sie sich ausgedacht haben
- Bei Einsprüchen oder rechtlich heiklen Themen den Brief vor dem Versand jemandem zeigen, der’s einschätzen kann
- Den von der KI vorgeschlagenen Betreff oft kürzer machen — sie neigt zu langen Betreffzeilen