Eine Rechnung wurde nicht bezahlt — du willst freundlich, aber bestimmt erinnern, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen. Die KI baut eine Mahnung, die je nach Eskalationsstufe anders klingt: erste Erinnerung, zweite Mahnung, ernste Mahnung mit Fristsetzung.
Wann passt der Prompt?
- Erste Zahlungserinnerung, wenn die Frist überschritten ist
- Zweite Mahnung, wenn die Erinnerung folgenlos blieb
- Letzte Mahnung mit konkreter Fristsetzung
- Auch im privaten Kontext, wenn du jemandem Geld geliehen hast (mit angepasstem Ton)
Der Prompt
Schreibe eine Zahlungserinnerung an einen Kunden. Eskalationsstufe (wähle eine): - erste freundliche Erinnerung — ODER — - zweite Mahnung — ODER — - dritte Mahnung mit Fristsetzung Daten: - Rechnungsnummer: [RECHNUNGSNUMMER] - Rechnungsdatum: [DATUM] - Fälligkeit war: [DATUM] - Betrag: [BETRAG] - Kunde: [KUNDENNAME] Bitte: - Den Ton an die Eskalationsstufe anpassen (Stufe 1: freundlich-vorausgesetzt, dass es übersehen wurde; Stufe 3: sachlich-ernst, mit konkreter Frist) - Konkrete Zahlungsfrist nennen - Bei Stufe 3 darauf hinweisen, dass weitere Schritte folgen, ohne mit Anwalt oder Inkasso zu drohen - Bankverbindung als Platzhalter [BANKVERBINDUNG] lassen - Verwende Platzhalter für meinen Namen, Firmenadresse, Steuernummer - Erfinde keine Verzugszinsen-Sätze oder Paragraphen — bei Stufe 3 nur den allgemeinen Hinweis, dass gesetzliche Verzugszinsen berechnet werden können Liefere reinen Text ohne Markdown-Formatierung — keine Sternchen, keine Hashtags, keine Aufzählungszeichen, ausser sie gehören in das Schreiben selbst.
Tipps und Stolperfallen
- Erste Erinnerung wirklich freundlich halten — meistens ist es vergessen, nicht böser Wille
- Zwischen Stufe 1 und Stufe 2 mindestens 7-14 Tage liegen lassen, sonst wirkt es hektisch
- Bei Stufe 3 die Frist konkret nennen (Datum, nicht „in 14 Tagen“) — sonst wird’s missverständlich
- Mit Anwalt drohen lassen erst, wenn du wirklich vorhast, den Anwalt einzuschalten — sonst leere Drohung, die der Beziehung schadet
- Bei Geschäftskunden ggf. zusätzlich anrufen — eine Mahnung in der Spam-Mail-Schleife des Kunden bringt nichts