Unser Rechnungseingang: Von eintönig und nervig zu automatisiert und smart

Die Ausgangslage: Viele lästige Klicks für einen vermeidbaren Arbeitsaufwand

Bekanntlich haben Schuster die schlechtesten Schuhe. Und wir: Wir bauen den ganzen Tag intelligente digitale Lösungen, aber unsere Eingangsrechnungen verwalten wir alles andere als smart. Denn lange haben wir eingehende Belege manuell nach Zeitraum und Zahlungsmittel sortiert und abgelegt. Keine wirklich schlimme Aufgabe, vielleicht daher auch erst mal zu klein für ein Projekt, aber eintönig genug, um im Alltag regelmäßig zu stören – bis jetzt.

n8n und Claude: Unsere Mitarbeiter des Monats in der Rechnungsbuchhaltung

Nach unzähligen händisch abgelegten Eingangsrechnungen hatten wir das Sortieren nun endgültig satt. Also haben wir kurzerhand einen n8n-Workflow gebaut, der den Prozess nun komplett übernimmt:
Auf verschiedenen Wegen landen Rechnungen und Belege in einem definierten Hotfolder in Nextcloud: Automatisiert über ein eigenes E-Mail-Postfach und unsere persönlichen Postfächer – natürlich unter Berücksichtigung der entsprechenden Zugriffsrechte –, über einen Direktbefehl am Scanner oder per Drag-and-Drop-Ablage.
Alle Daten werden mit der Claude API ausgelesen, um die relevanten Informationen für die Automatisierung zu erkennen.
Anschließend werden alle Dateien durch einen n8n-Workflow automatisch in die passenden Zielordner abgelegt – sortiert nach Zahlungsmittel und Zeit.
Zusätzlich wird eine Benachrichtigung über Slack verschickt, wenn eine neue Eingangsrechnung bearbeitet und abgelegt wurde.

Kleine Automatisierung, große Erleichterung

Der Effekt unseres neuen Workflows im Alltag ist enorm:
Wir erreichen eine Trefferquote von 99 %.
Das Scannen von Belegen, die Ablage von Rechnungen und die Sortierung in die passenden Ordner der Finanzbuchhaltung ist somit schnell und komfortabel erledigt. Auch wenn das Setup dabei keinen Design-Preis gewinnen wird, sind wir mit der Lösung sehr zufrieden, denn sie ist hochfunktional. Genau darauf kommt es für uns an: auf durchdachte Prozesse, die den Alltag jeden Tag Stück für Stück erleichtern.

-> Welchen eintönigen Fleißarbeiten würdet ihr gerne für immer Goodbye sagen?
Sprecht uns an. Ganz sicher finden wir gemeinsam eine clevere Lösung.