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Mein Stakeholder-Wunschzettel – 8 Product Owner Wünsche an und für Stakeholder von Oliver Hacker

Bei der Entwicklung neuer Produkte sollte neben dem Projektteam auch eine zweite, nicht weniger entscheidende Gruppe im Blick behalten werden: die Stakeholder, die mit ihrem Verhalten erheblich über den Erfolg oder Misserfolg eines Produktes mitentscheiden. Vier Wünsche an Stakeholder und vier Wünsche für Stakeholder sollen Mut machen, ein engeres Miteinander zwischen Stakeholdern und dem Projektteam zu wagen.

 

Stakeholder: Interessierte, Beteiligte und Betroffene

In der Arbeit von Product Ownern nimmt das Stakeholdermanagement einen beträchtlichen Raum ein. Indem möglichst alle Stakeholder identifiziert, nach Einfluss und Interessen geordnet und entsprechend einbezogen bzw. informiert werden, sorgt es dafür, dass möglichst viele Interessen am Produkt erkannt und berücksichtigt werden. Die vielfältigen Methoden des Stakeholder-Managements wären dabei einen eigenen Artikel wert, spielen in diesem Beitrag aber eine untergeordnete Rolle, da vor allem die Wünsche für ein gutes Miteinander zwischen Product Ownern, dem Projektteam und Stakeholdern im Fokus stehen sollen.

In Literatur und Internet lassen sich vielfältige Informationen darüber finden, welche Personen und Gruppen zu den Stakeholdern zu zählen sind und welche nicht.
Daher zunächst eine eigene Definition:

Was sind Stakeholder?

Stakeholder sind alle, die an einem Produkt bzw. Projekt interessiert sind, sowie alle Personen, die vom Produkt selbst betroffen sind. Stakeholder können dabei Einzelpersonen, aber auch ganze Abteilungen oder Organisationen sein. Das Interesse von Stakeholdern an einem Produkt kann von Wünschen und Zustimmung, aber auch von Befürchtungen, Widerständen und Ablehnung geprägt sein.

Die nachfolgenden Wünsche richten sich vor allem an alle Stakeholder, die ein grundsätzliches Interesse am Erfolg des Produktes haben, ganz gleich, ob sie dem neuen Produkt mit Ressentiments oder positiv gegenüberstehen, auch wenn unter die Stakeholder grundsätzlich auch Konkurrenten oder neutrale Institutionen, wie z. B. Behörden oder Medien, zu zählen sind.

 

Vier Wünsche an Stakeholder

Bei der Entwicklung neuer Produkte gibt es keine Unbeteiligten. Ganz gleich, ob Führungskraft, Mitarbeitende aus einer anderen Abteilung, spätere Anwender*in oder Kund*in: jeder Stakeholder kann durch sein Verhalten einen Beitrag zum Erfolg des Produktes leisten, wie die nachfolgenden vier Wünsche an Stakeholder verdeutlichen.

1. Wunsch: Gebt Vertrauen eine Chance!
Bei der Entwicklung eines neuen Produktes herrschen viele Unsicherheiten. So fragen sich nicht nur die Stakeholder, ob das Projekt gelingen wird, auch das Projektteam hofft auf Rückhalt und Unterstützung für das Vorhaben. Stakeholder können Optimismus und Zuversicht schenken, indem sie dem Projektteam ihr Vertrauen signalisieren. Dies bedeutet auch, überzogene Rückfragen und Kontrollen zu unterlassen und stattdessen den Informationen des Product Owners zu vertrauen. Insbesondere Führungskräfte sollten dabei der Versuchung widerstehen, sich im Mikromanagement zu verlieren, sich also aus Angst vor mangelnder Kontrolle auf die Überwachung einzelner, meist unwesentlicher Details zu versteifen.

2. Wunsch: Zeigt Verständnis für alles Menschliche!
Zu einem erfolgreichen agilen Entwicklungsprozess gehört auch die Etablierung einer entsprechenden Fehlerkultur. Wer althergebrachte Prozesse hinter sich lässt und Neuland betritt, kann auch Gefahr laufen, falsche Wege einzuschlagen. Rückschritte und Fehlschläge begleiten deshalb alle Innovationsprozesse. In agilen Projektteams werden Fehler regelmäßig analysiert und entsprechende Rückschlüsse für das zukünftige Vorgehen gezogen. Stakeholder sollten daher nicht in jedem Fehler eine Katastrophe sehen. Stattdessen sollten sie das Team motivieren und unterstützen, eine positive Fehlerkultur zu leben.

3. Wunsch: Feiert die Fortschritte des Teams!
Werden von den Stakeholdern nur Probleme und Misserfolge angesprochen, Erfolge aber als Selbstverständlichkeit abgetan, so kann dies der Motivation des Teams schaden. Wer stattdessen die Erfolge des Teams würdigt, trägt auch als Stakeholder zu einer positiven und motivierenden Atmosphäre bei. Denn Lob und Anerkennung sind immer ein hervorragender Nährboden für Engagement.

4. Wunsch: Zeigt Solidarität mit dem Projektteam!
Neue Produkte und Projekte bringen Veränderung. Das ist längst nicht immer beliebt.
Zweifel und Kritik begleiten deshalb nahezu jeden Entwicklungsprozess.
Stakeholder sollten Zweiflern jedoch gerade zu Beginn eines Entwicklungsprozesses keinen allzu großen Raum schenken. Da sich das Projektteam selbst erst einmal finden muss, sind Irritationen und Probleme zu Projektbeginn selbstverständlich und deshalb nicht als Bestätigung für Bedenkenträger geeignet. Bekunden Stakeholder ihre Solidarität mit Produkt und Team, indem sie sich schützend vor das Projekt stellen, können sie dafür sorgen, dass der Entwicklungsprozess durch Zweifel nicht vorschnell ausgebremst wird, noch bevor er an Fahrt gewonnen hat.

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Vier Wünsche für Stakeholder

Stakeholder sind nicht nur dazu aufgefordert, den Erfolg eines neuen Produktes zu unterstützen (oder zumindest nicht zu blockieren), sie haben auch ein Recht auf Information und Beteiligung. Dazu vier Wünsche für alle Stakeholder, die besonders Product Owner und Projektverantwortliche beherzigen sollten:

1. Wunsch: Garantiere allen Stakeholdern eine ehrliche Kommunikation!
Wenn Stakeholder dem Projektteam vertrauen sollen, so setzt dies auch voraus, dass sie über alle wichtigen Ereignisse des Entwicklungsprozesses informiert werden.
Zu einer guten Kommunikation gehört dabei immer die ganze Wahrheit, also nicht nur Informationen über Erfolge und Fortschritte, sondern auch über Misserfolge und Probleme sowie entsprechende Lösungsansätze.

2. Wunsch: Schaffe Transparenz zum Projektfortschritt!
Sollen Stakeholder weniger Kontrolle ausüben, so kann dies nur gelingen, wenn sie im Gegenzug auch in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt des Projektes informiert werden. Besonders hilfreich sind dabei Berichte, die mit klaren KPIs arbeiten, wie z. B. der Velocity, den Burn Up- und Burn Down Charts oder dem Überblick über bereits entwickelte Features auf Flight Level.

3. Wunsch: Behalte weiche und harte Faktoren im Blick!
Kennzahlen bilden die eine Seite der Medaille, Stimmungen und Dynamiken die andere. So können die Kennzahlen zwar gut sein, die Stimmung im Team aber dennoch schlecht (z. B. durch den Weggang eines Teammitgliedes) oder aber es ändert sich durch ein wichtiges Ereignis die Stimmung im gesamten Unternehmen. Darüber sollten Stakeholder entsprechend informiert werden.

4. Wunsch: Zeig Verständnis für Deine Stakeholder!
Steigen die Nachfragen oder Kontrollen der Stakeholder, so bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass diese dem Projektteam nicht vertrauen. Vielmehr kann es für die „Unruhe“ der Stakeholder verschiedene Gründe geben, wie eigene Zwänge (z. B. Bericht an den Vorgesetzten), Sorgen um den Erfolg des Produktes oder Widerstände gegen die strategische Ausrichtung des Entwicklungsprozesses. Product Owner sollten die Anliegen der Stakeholder ernstnehmen und darauf achten, welche Befürchtungen, Fragen oder Anregungen sich hinter einer Kritik oder einem erhöhtem Informationsbedarf eigentlich verbergen.

Erwartungen erfolgreich managen

Eine präzise Analyse der Erwartungen und eine transparente Kommunikationsstrategie sind das A und O für ein gutes Miteinander zwischen Stakeholdern und Projektverantwortlichen.
Product Owner sollten deshalb klar kommunizieren, wann und in welchem Umfang Stakeholder mit Informationen rechnen dürfen:

  • Information zu Projektbeginn sicherstellen: Da sich das Entwicklungsteam zum Projektbeginn noch zusammenfinden und die verschiedenen Phasen der Teamentwicklung durchlaufen muss, sind die Informationen zu Projektbeginn oftmals noch wenig belastbar. Doch auch wenn feste KPIs in dieser Phase noch wenig Rückschlüsse zur Performance des Teams zulassen, bedeutet dies nicht, dass Informationen für Stakeholder gänzlich ausfallen müssen.  So können die Projektverantwortlichen in dieser Phase vor allem über weiche Faktoren informieren, zugleich aber auch Auskünfte darüber geben, wann mit ersten belastbaren KPIs zu rechnen ist.
  • Verlässliche Berichtszyklen etablieren: Hilfreich für eine gute Kommunikation sind verbindliche Vereinbarungen zu den Berichtszyklen, in denen die Stakeholder mit neuen Informationen rechnen können. Verzögern sich Informationen und Auskünfte, sollte auch dies offen mit den Stakeholdern besprochen werden. Rückfragen sollten ernstgenommen und verbindlich beantwortet werden (z. B. durch eine Zusage, bis wann die Stakeholder die gewünschten Informationen erhalten).
  • Beteiligung ermöglichen: Wo immer dies sinnvoll erscheint, sollten Betroffene zu Beteiligten gemacht werden, um so das Vertrauen ins Projektteam zu stärken (z. B. durch die Teilnahme einer Führungskraft an einem Review-Meeting oder einer Retrospektive).

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